転職活動

【必見】転職市場で強い事務職になる方法。未経験でもチャンスはある!

【必見】転職市場で強い事務職になる方法。未経験でもチャンスはある!

今日は転職市場で強い事務職になる方法です!

最近ではバックオフィスとも呼ばれています。

バックオフィス

企業などの組織において、事務・管理業務などを担当し、顧客に直接対応するフロントオフィスを支援する部門。
人事・経理・総務・情報システム管理部門など。間接部門。
出典:コトバンク
ひでっくま
ひでっくま
私も事務職でキャリアップしてきました。

事務職で転職活動中の方は是非読んでください。

数字は営業部だけが重要視されるものではありません。

本日のテーマ
  1. 事務職の採用ポイント、重要な数字
  2. 把握する数字リスト
  3. コスト意識を持つ

年収

 

事務職の採用ポイント

事務職と言えば、デスクワークを黙々としているイメージがあります。

コストセンターと見られがちな事務職こそ自分の価値を説明できるように、数字に強くなければなりません。

事務職で重要な数字

まず、管理職以下の方は、下記に関わる業務について、日次、週次、月次でどのくらいの処理をしているか答えれるようにしましょう。

  1. 電話件数:電話での問い合わせ対応件数
  2. 伝票処理件数:受注伝票、請求書などの処理件数
  3. メール処理件数:一日に何件受信して、何件返信(対応)しているか
  4. その他:営業支援業務やデータ入力件数

事務職の転職面接では、コスト意識が強い人材が好まれる

転職面接の質問で、事務職人材から数字を含めた返答が多くあれば面接官にも好印象です。

なぜなら、会社は常にコスト削減できるアイデアを持った人材を求めているからです。

そのためには、面接でも数字に意識を持った人材として認識されなければいけません。

事務職採用の面接では、数字が関わる質問も限られるので、自身の業務に関わる数字はしっかり把握しておきましょう。

各部署に関わるコスト一覧の例

【人事労務】

採用費用、人材教育費、福利厚生費

【総務庶務】

オフィスファシリティ費(家賃・設備)、郵便費、通信費、固定資産、その他備品購入費

【マーケティング】

広告費、販売促進費、販売人件費、販売管理費

【品質管理】

予防コスト、評価コスト、内部失敗コスト、良品、不良品、検査費、修理費

【SCM・物流】

輸送・配送費、保管費、人件費、設備費

【IT】

プロジェクト予算、開発費、導入費、人件費

 

事務職は、営業部と違い、数字で表しにくい努力も多くあります。

上記の数字を質問された時に、答えらえるどうかで面接官の印象も違ってくるでしょう。

転職市場で強い事務職になる

数字以外でも、アピールできる部分を準備しておくことも重要です。

職種の経験年数

事務職でも営業と同様、職種の経験年数が問われます。

応募基準として経験年数を募集要項に記載している会社も少なくありません。

ただ、経験年数が少ないからと言って、諦める必要はありません。

募集要項に記載の業務が一通りできるのであれば、自身をもって応募しましょう。

その他のスキルと合わせた総合力であれば、他の候補者と同等かそれ以上の評価を受ける場合もあります。

IT&PCスキル

事務系職種はPCスキルを求められることがほとんどです。

特に、未経験職種でもPCスキルに自信があれば採用に繋がることも多いです。

さらに、いつの時代もエクセルができる人材は重宝されます。

面接で深くエクセルスキルについて質問されることは稀ですが、ピボットテーブル、VLOOKUPは習得しておきたいところです。

また、他の記事でも何度も述べてますが、規模が小さい会社であれば簡単なPC設定はできた方がいいでしょう。

比較的容易に取れるITの国家資格として、ITパスポートなどを持っていても有利になります。

英語

グローバル化が進んでいる中で、必須ではなくても英語に意欲的な人材も有利です。

募集要項に、メールの読解や簡単なやりとりができるレベルと記載されている企業も多くあります。

上記レベルであれば、TOEIC600点くらいが基準になるでしょう。

事務職でキャリアアップするためには

事務職の業務は、次々とITツールで効率化されています。

いつ自分の仕事が無くなるかと考えている方は、逆に自分の仕事を無くすツールについて詳しくなることをおすすめします。

ITツール導入プロジェクトなどには積極的に関わりましょう。

マニュアル作業とシステム化に繋がる知識の両方を持っている人材は重宝されます。

マニュアル作業からシステム化の例

【物流現場】

自動倉庫やロボットを導入するメーカーが増えてきました。

しかし、システム化するにはマニュアル(手作業)でどうやっていたかを説明できる人材がいなければシステムに落とし込むことはできません。

【カスタマーサービス・コールセンター】

受発注を担当する部署でも入力作業をシステム化する動きが高まっています。

RPA(Robotic Process Automation)などが良い例でしょう。

簡単に言えば、パターン化されている入力作業は全てシステムに覚えさせて、処理させていくことです。システムが入力作業をやれば、人を雇わずに済みます。

こちらについても、マニュアルでやっていたことをシステムに覚えさせる必要があるため、システムに詳しいだけでは成り立たない業務となります。

万が一、今の職場で全てシステム化された場合でも、他社では今から導入するといったこともあるはずです。

そういった場合には、マニュアル作業とITツールの両方のノウハウを持った人材としてアピールし、市場価値の高い人材として転職できます。

本記事のポイントをまとめます。

自分の担当業務に関する数字は把握し、面接で回答できるように準備する

PCスキルがあれば、業種、職種未経験でも採用されやすい

ITツールで無くなりそうな職種に従事しているなら、そのITツールについて詳しくなる。マニュアル業務とシステム業務の両方に精通している強い人材になれば強みになる。

 

最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

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