仕事・業務効率

業務確認のために「逆説明」する重要性

こんにちは。今年もあと2週間ですね。今年はバタバタした1年だったので、年末年始は落ち着いて過ごしたいhidekkumaです。

みなさんは、社内の業務確認はどう行っていますか?

どんな業務もコミュニケーションは必要です。特に確認することはかかせません。私は3社目のあることがきっかけで、上司、同僚との業務理解の相違を極端に減らすことができるようになりました。また、自分の仕事のやり方に少しずつ自信を持てるようになり、仕事でも成果を出せるようになりました。これは、誰にでもできる簡単なことです。おそらく、小・中学生でも勉強でやっている子はいると思います。というか、TVで学習塾でもやってることを知りました(笑)

それは・・・

  1. 素直に、わからないことを、わからないと言うこと。
  2. 完全に理解したと思ったら、教えてもらった人に「逆説明」すること。

「わからない」と言うことの重要性

「わからない」と言うことに恥ずかしく思ったことってないですか?

正直、私はありました。特に28歳で新卒だった頃、年下の先輩社員に教わる時に何度も「わからない」と言うことに恥ずかしいなぁと(笑)
今思えば、懐かしい良い思い出ですが、当時は笑えなかったです。最初の1~2年でどれだけの時間を無駄にしたか・・・。それと同時に、相手の時間も無駄にさせたかと思います。

仕事が早くなり、ラクになり、成果を出せるようになったキッカケ

話が少し脱線しそうなので、3社目のキッカケ話に戻ります(笑)外資系物流会社に勤務していた頃です。業務で使うメインソフトウェアが2つあり、両方を別々に使用していまたが、発注業務でどちらか一方でも間違えると、修正に2~3倍の時間を要する面倒な業務でした。そのため基本的には、絶対に入力間違えをしてはいけないと言うスタンスで業務に従事していました。
私の業務を担当しているのは、もう1人の先輩社員のみ。何か問題が発生したら、その2人のどちらかがすぐに対処しなければいけない業務もありました。入社して3か月くらい経った頃、覚えれば覚えるほど複雑と感じる業務に頭が爆発しそうになり、OJTしていただいている先輩社員に言ってしまったんです。

何言ってるか、全然理解できません!

これは、「私は頭が悪いです」か、「あたなの教え方が悪い」って言っているようなもの。どうとらえられたかわかりませんが、これは両方に原因があったと思います(思いたいです)。私が業務の一連を覚えきれていない中、さらに慣れていない、使いづらいシステムを同時に覚えていくのも一苦労・・・。教える側も、その業務について初めて教える感じだったので、説明にムラが出てくるのも当然。
この一言がキッカケで、私はOJTを受けるスタンスを少し変えてみました。自分が理解したら、全て「こうで、ここがこうなって、こうです。」と逆説明する。教える側は私の説明で抜けているところがあれば、「この部分を理解していなかった」、「この部分はもう少し細かく説明した方がいいのか」と、意思疎通ができるようになり、それから業務が劇的にスムーズになっていきました。

逆説明の重要性

さきほど話した「逆説明」を毎回やることで、業務を教える側、教えられる側、または頼んだ側、頼まれた側の食い違いがなくなり、業務のやり直し、修正業務もかなり減ります。
自分のモノにした後は、どんどん効率化を図って、さらに仕事を楽にしました。業務処理が早くなったら、今までなかった業務手順書を一から作り直し会社に提出。新しい取引先とのプロジェクトでは、リーダーとして遂行をするなどして業務の一連を全て説明。結果、その外資系物流会社に勤めた4年間で社内表彰2回受賞することができました。

社会人になってつくづく思います。小学生でもわかるような説明を心掛けることが大事。流行りの横文字はいらない。全部国語辞典に載ってる言葉で説明する。説明うまい人は仕事ができる人。

「逆説明」は私が誰かを管理する立場になっても頻繁に使っています。業務を任せた部下に、教えたことを全て説明させる。一回で覚えられるとは思っていないので、毎日それの繰り返しです。重要案件は相手に必ず説明させます。「わかりました」と言っても、業務の習熟度で理解の深さにも差が出ます。特に、新入社員、他業種からの中途社員、パート、アルバイトさんには特に効果的だと思います。自分も相手も仕事をより深く理解でき、相手の得意、不得意業務もわかるようになります。

自分のやる業務を日頃から伝える訓練をしていれば、転職する際に面接官に業務説明することも容易になります。「逆説明をする、させる」をやってない人は是非やってみてください。

ランキングに参加してます。応援してくださる方はポチっとクリックお願いします♪
にほんブログ村 転職キャリアブログへ